There was an error in this gadget

Sunday, October 11, 2009

PT. Pos Indonesia Part 2

Dibawah ini adalah lanjutan dari analisa terhadap kualitas dan waktu pengiriman barang PT. Pos Indonesia

Alternative Course of Action
• Membentuk legalitas yang jelas mengenai mekanisme pengiriman barang.
• Pembuatan sistem informasi yang real time.
• Membuka tender untuk pelayanan pesawat sebagai bentuk transportasi kedua agar tidak bergantung pada Garuda Indonesia.
• Membuka tender sebagai outsourcing untuk pelayanan darat.
• Membuka tender sebagai outsourcing untuk pelayanan laut.
• Melakukan staff training agar para staff (mis: customer service) dapat meningkatkan mutu pelayanan mereka yang selama ini terkenal kurang baik. Staff training ini dibutuhkan agar staff dapat menjelaskan kepada pelanggan sistem yang berlaku dalam pengiriman barang mereka, misalnya: sistem kode barang.
• Mengadakan privatisasi PT. Pos Indonesia.

Action Plan
Bentuk perencanaan yang akan kami laksanakan adalah restrukturisasi sistem manajemen. Bentuk restrukturisasi ini dilakukan melalui perbaikan 3 jenis sistem, yaitu:
1. Sistem pengiriman barang.
Sistem pengiriman barang PT. Pos Indonesia perlu mengadakan perubahan yang signifikan. Dalam arti bahwa sistem yang selama ini berjalan, yaitu yang banyak menggunakan tenaga manusia harus diganti dengan sistem mekanisisasi yang terstruktur.

Dalam sistem yang baru, hal-hal yang akan dilakukan oleh PT. Pos Indonesia adalah:
1. Ketika pelanggan akan mengirimkan sebuah paket (dalam bentuk apapun), maka customer service akan memberikan sebuah formulir yang berisi:
• Layanan yang digunakan
• Lama waktu pengiriman
• Metode pengiriman (darat, laut, udara)
• Kode pengiriman
• Kompensasi yang dapat pelanggan terima apabila terjadi keterlambatan pengiriman. Kompensasi dapat berupa pengembalian uang pengiriman sebesar 50% atau 100%. 
Kompensasi yang dilakukan memiliki syarat-syarat yaitu:
1. Apabila terjadi keterlambatan penerimaan barang. Kompensasi sebesar 50% uang pengiriman akan diberikan jika barang yang dikirimkan terlambat selama maximal 3 hari. Kompensasi sebesar 100% uang pengiriman akan diberikan jika pengiriman terlambat lebih dari 3 hari.
2. Apabila terjadi kecelakaan dalam perjalanan dan barang yang dikirimkan mengalami kerusakan, PT. Pos Indonesia akan melakukan ganti rugi.
3. Apabila terjadi force major seperti gempa bumi, kebakaran, dsb, maka hal tersebut menjadi diluar tanggungan PT. Pos Indonesia.
• Formulir ini kemudian harus ditanda tangani oleh pihak pelanggan dan PT. Pos Indonesia.

2. Barang yang sudah diterima oleh customer service, akan diberikan kode pengiriman yang kemudian di scan untuk dimasukkan ke dalam data base PT. Post Indonesia yang terkoneksi ke seluruh Indonesia. Setelah barang di scan, barang akan dikirimkan ke bagian logistik kantor pos tersebut. Dibagian ini, barang yang masuk akan kembali di scan untuk menginput data ke dalam bagian logistik. Ketika barang sudah dapat dikirimkan ke bagian distribusi, maka barang akan kembali di scan sebelum dikirimkan ke tujuan.
Ketika sudah sampai di tujuan, kurir yang membawa formulir akan men-scan barang tersebut kemudian meminta penerima barang menandatangi formulir yang menyatakan barang sudah sampai tujuan dan menyatakan waktu sampainya barang. Ketika kurir telah men-scan kode barang, maka dalam database PT. Pos Indonesia, telah tercantum bahwa barang telah sampai tujuan.
Dengan sistem ini, maka pelanggan yang ingin mengetahui lokasi barang mereka, dapat mengakses melalui media-media yang telah tersedia.

2. Sistem informasi.
Perbaikan sistem ini dilaksanakan melalui mekanisme dalam bentuk pemberian kode barang yang dapat diakses secara real time melalui 3 media, yaitu:
• SMS ke 8161 melalui seluruh operator (sudah dijalankan namun masih bersifat tidak real time dan hanya bisa diakses melalui telkomsel).
• Internet (melalui pemasukan kode barang di website PT. Pos Indonesia).
• Telepon.
• Customer service.

3. Sistem Pelayanan Kurir
• Membuat perjanjian kepada para kurir dalam bentuk reward dan punishment. Reward akan diberikan dalam bentuk pemberian upah tambahan dan punishment dalam bentuk pemotongan upah. 
Sistem yang berlaku adalah:
Apabila perjalanan dari kantor pos A menuju ke tempat yang dituju dapat ditempuh dalam jangka waktu 4 jam, maka kurir akan diberi waktu 4 setengah jam untuk mengantarkan barang tersebut. Apabila melewati waktu yang ditetapkan, maka kurir akan mendapatkan punishment dan sebaliknya. Untuk setiap barang, kurir mendaparkan perpanjangan waktu selama 30 menit dari waktu yang dapat ditempuh menuju tujuan barang pelanggan.
Contoh lain adalah ketika barang harus diantarkan melalui pesawat terbang. Maka perhitungan yang terjadi adalah kurir yang mengantarkan barang-barang dari kantor pos A ke bandara (mis: dari Jakarta menuju Bali) akan dihitung waktunya, mis: waktu tempuh normal 1 jam) ditambahkan 30 menit. Kemudian ketika sudah sampai di bandara di Bali, setelah kode barang dimasukkan ke dalam data base, kurir kemudian mengantarkan barang ke daerah tujuan dengan mekanisme yang sama dengan yang telah dicontohkan di atas. 

Tujuan dari action plan ini adalah memastikan pengontrolan dapat dilakukan baik oleh pihak manajemen maupun oleh pihak konsumen sendiri. Pengontrolan ini memerlukan biaya investasi yang cukup besar dalam usaha memodernisasi dan tidak bergantung pada human resources yang terlalu besar. Namun turnover yang akan diterima dipastikan akan jauh lebih besar karena tujuan utama dari sistem ini adalah mengembalikan kepercayaan masyarakat dengan tujuan akhir untuk membuat masyarakat Indonesia loyal menggunakan jasa PT. Pos Indonesia.

No comments:

Post a Comment